Những Điều Bạn Cần Biết Về Hệ Thống Quản Lý Đơn Hàng

Một hệ thống quản lý đơn hàng (order management system - OMS) là một nền tảng phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các đơn hàng từ đầu đến cuối. Nó bao gồm quản lý hàng tồn kho, theo dõi đơn hàng và quản lý vận chuyển và giao hàng. Việc triển khai OMS có thể cải thiện đáng kể hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng. Bài viết này sẽ khám phá các lợi ích của việc sử dụng OMS, các tính năng của một OMS hiệu quả, cách lựa chọn OMS đúng cho doanh nghiệp của bạn, mẹo triển khai và tích hợp, các phương pháp tốt nhất để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh với OMS, và vai trò của trình xây dựng website Strikingly trong việc tích hợp OMS.

Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?

Mặc dù ý nghĩa của OMS có vẻ như là một giải pháp vô vọng đối với hầu hết những chủ doanh nghiệp mới vào nghề, nhưng bạn không nên chạy theo xu hướng đó.

Một giải pháp phần mềm Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) giúp các doanh nghiệp quản lý quy trình xử lý đơn hàng từ đầu đến cuối. Đó là một trung tâm tập trung thông tin liên quan đến đơn hàng, cung cấp công cụ để hỗ trợ nhập đơn hàng, xử lý, hoàn thành và theo dõi đơn hàng.

Một OMS thường tích hợp với các hệ thống và phòng ban tổ chức khác nhau, như bán hàng, hàng tồn kho, dịch vụ khách hàng, vận chuyển và kế toán. Nó tổng hợp dữ liệu từ những nguồn khác nhau này, mang đến cho doanh nghiệp một cái nhìn toàn diện về đơn hàng và tối ưu hóa hoạt động của họ.

Các tính năng chính của Hệ thống quản lý đơn hàng là gì?

Các tính năng chính của một Hệ thống quản lý đơn hàng có thể bao gồm.

• Nhập đơn hàng. Thu thập và ghi nhận đơn hàng của khách hàng, bao gồm các chi tiết liên quan như sản phẩm, số lượng, giá cả và thông tin vận chuyển.
• Quản lý tồn kho. Duy trì khả năng quan sát mức tồn kho theo thời gian thực cho phép doanh nghiệp phân bổ hàng hóa cho đơn hàng và ngăn ngừa tình trạng thiếu hoặc thừa hàng một cách hiệu quả.
• Xử lý đơn hàng. Tự động hóa luồng công việc định tuyến, xác thực và phê duyệt đơn hàng, đảm bảo đơn hàng di chuyển qua hệ thống một cách trơn tru và nhanh chóng.
• Hoàn tất đơn hàng. Phối hợp quy trình hoàn tất, bao gồm chọn hàng trong kho, đóng gói và vận chuyển. Điều này có thể bao gồm tích hợp với các đối tác vận chuyển để tạo nhãn và theo dõi.
• Dịch vụ khách hàng. Cung cấp cho đại diện dịch vụ khách hàng quyền truy cập vào thông tin đơn hàng cho phép họ giải quyết các câu hỏi, sửa đổi hoặc hủy bỏ một cách hiệu quả.
• Báo cáo và Phân tích. Tạo ra các báo cáo và phân tích về hiệu suất đơn hàng, như khối lượng đơn hàng, thời gian hoàn tất, đơn hàng tồn đọng, và các chỉ số hài lòng của khách hàng.
• Tích hợp với các hệ thống bên ngoài. Kết nối với các hệ thống kinh doanh khác, như các nền tảng thương mại điện tử, hệ thống CRM, cổng thanh toán, và phần mềm kế toán, để đồng bộ hóa dữ liệu và đảm bảo tính nhất quán trên toàn tổ chức.

Việc triển khai một Hệ thống quản lý đơn hàng bao gồm việc cải thiện độ chính xác của đơn hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động, rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, quản lý tồn kho tốt hơn, và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Bằng cách tập trung và tự động hóa các quy trình quản lý đơn hàng, doanh nghiệp có thể tinh giản hoạt động, giảm thiểu sai sót và cung cấp một trải nghiệm liền mạch cho khách hàng của mình.

Tại sao việc triển khai Hệ thống quản lý đơn hàng lại quan trọng?

Việc triển khai một OMS và có phần mềm quản lý đơn hàng của riêng bạn có thể cải thiện đáng kể hiệu suất của doanh nghiệp bằng cách tinh giản quy trình đặt hàng và giảm thiểu sai sót trong việc hoàn tất đơn hàng.

• Tinh giản hoạt động. Một OMS giúp tinh giản toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, từ khi nhập đơn hàng đến khi hoàn tất. Nó tự động hóa các nhiệm vụ thủ công, giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu suất bằng cách loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu và tái nhập thông tin thủ công. Việc tinh giản hoạt động này dẫn đến quá trình xử lý đơn hàng nhanh hơn, giảm thiểu sự trì hoãn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
• Quản lý hàng tồn kho. Một OMS cung cấp khả năng nhìn thấy hàng tồn kho theo thời gian thực, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa mức tồn kho và ngăn chặn tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng. Với thông tin hàng tồn kho chính xác, doanh nghiệp có thể hoàn tất đơn hàng từ kho hoặc trung tâm phân phối phù hợp nhất, giảm chi phí vận chuyển và đảm bảo giao hàng kịp thời. Điều này dẫn đến việc quản lý hàng tồn kho được cải thiện, giảm chi phí lưu kho và tăng cơ hội bán hàng.
• Độ chính xác của đơn hàng. Một OMS giảm thiểu rủi ro sai sót và sự không khớp của đơn hàng bằng cách tập trung hóa các chức năng quản lý đơn hàng. Nó loại bỏ việc nhập đơn hàng thủ công và tự động hóa quy trình xác nhận và phê duyệt, đảm bảo thông tin chính xác được ghi nhận và xử lý. Điều này dẫn đến việc cải thiện độ chính xác của đơn hàng, giảm thiểu hủy đơn hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Dịch vụ khách hàng. Một OMS cung cấp cho các đại diện dịch vụ khách hàng quyền truy cập dễ dàng vào thông tin đơn hàng, cập nhật trạng thái đơn hàng và lịch sử khách hàng. Điều này giúp họ phản hồi nhanh chóng đối với các yêu cầu của khách hàng, giải quyết vấn đề một cách kịp thời và cung cấp thông tin chính xác về việc giao hàng. Doanh nghiệp có thể xây dựng lòng trung thành của khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng lặp lại bằng cách cung cấp dịch vụ khách hàng vượt trội.

Trang Trò chuyện trực tuyến trên Strikingly

• Khả năng tích hợp và mở Rộng. Một hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) có thể tích hợp với các hệ thống và nền tảng khác nhau, chẳng hạn như thương mại điện tử, CRM và các đơn vị vận chuyển. Sự tích hợp này đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch và cho phép các doanh nghiệp mở rộng hoạt động của họ một cách hiệu quả. Khi doanh số bán hàng tăng và các kênh mới được thêm vào, một OMS có thể thích nghi và điều chỉnh để đáp ứng việc tăng mức độ đơn hàng và sự phức tạp tăng lên.
• Phân tích và Báo cáo. Một OMS cung cấp thông tin quý báu thông qua báo cáo và phân tích về hiệu suất đơn hàng, mức tồn kho, thời gian điều chỉnh và hành vi của khách hàng. Những thông tin này giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu, xác định các chướng ngại và cải thiện quy trình quản lý đơn hàng của họ. Việc tối ưu hóa liên tục này giúp doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh, cải thiện hiệu quả vận hành và thúc đẩy sự phát triển kinh doanh.

Bài viết này sẽ khám phá những lợi ích của việc sử dụng một OMS, những tính năng của một OMS hiệu quả, cách chọn đúng OMS cho doanh nghiệp của bạn và nhiều nội dung khác.

Lợi ích của việc sử dụng Hệ thống quản lý đơn hàng

Hệ thống quản lý đơn hàng là công cụ phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng bán hàng và hàng tồn kho trên nhiều kênh. Việc triển khai OMS có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn, bao gồm.

1. Tăng độ chính xác của đơn hàng

Với OMS, bạn có thể tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng và giảm rủi ro sai sót do con người. Hệ thống có thể xác nhận thông tin khách hàng, kiểm tra sự có sẵn của sản phẩm và đảm bảo rằng đơn hàng được gửi đến đúng địa chỉ. Điều này dẫn đến ít lỗi và tỷ lệ trả lại hơn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn.

2. Cải thiện quản lý hàng tồn kho

Một OMS cho phép bạn theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực trên tất cả các kênh. Điều này có nghĩa là bạn có thể tránh việc bán quá nhiều sản phẩm hoặc hết hàng một cách đột ngột, điều này có thể làm tổn hại đến uy tín của bạn với khách hàng.

3. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Bằng cách sử dụng OMS, bạn có thể cung cấp cho khách hàng thông tin chính xác về đơn hàng của họ bất cứ lúc nào. Khách hàng có thể kiểm tra trạng thái đơn hàng trực tuyến, nhận thông báo giao hàng và theo dõi gói hàng của họ theo thời gian thực. Điều này cải thiện sự hài lòng của khách hàng và xây dựng niềm tin vào thương hiệu của bạn.

4. Lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Sử dụng OMS mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp vẫn dựa vào quy trình thủ công hoặc hệ thống lỗi thời. Với thời gian xử lý đơn hàng nhanh hơn và quản lý tồn kho chính xác hơn, bạn có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn cho khách hàng và luôn dẫn trước so với đối thủ cạnh tranh.

Đặc điểm của một Hệ thống quản lý đơn hàng Hiệu quả

Phần mềm Hệ thống quản lý đơn hàng được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình thực hiện đơn hàng. Một OMS hiệu quả nên có các đặc điểm sau.

1. Theo dõi đơn hàng và cập nhật trạng thái

Một trong những tính năng quan trọng nhất của OMS là khả năng theo dõi đơn hàng và cung cấp cập nhật trạng thái theo thời gian thực cho khách hàng. Điều này đảm bảo rằng khách hàng luôn biết rõ tiến trình của đơn hàng của họ, điều này có thể cải thiện sự hài lòng của khách hàng và giảm yêu cầu hỗ trợ.

2. Tích hợp với các hệ thống khác (ví dụ: CRM, ERP)

Một hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) hiệu quả nên có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (customer relationship management - CRM) và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning - ERP). Điều này cho phép luồng thông tin giữa các phòng ban diễn ra mượt mà hơn, giúp cải thiện hiệu quả và giảm thiểu sai sót.

3. Quy trình đặt hàng có thể tùy chỉnh

Các doanh nghiệp khác nhau có quy trình hoàn thành đơn hàng khác nhau, vì vậy một OMS hiệu quả nên cho phép tùy chỉnh các quy trình để phù hợp với nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Điều này có thể giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình của họ và cải thiện hiệu quả.

4. Quản lý tồn kho theo thời gian thực

Một OMS hiệu quả cũng nên có khả năng quản lý tồn kho theo thời gian thực, cho phép các doanh nghiệp theo dõi mức tồn kho của mình ngay lập tức. Điều này có thể giúp ngăn chặn việc hết hàng hoặc tồn kho quá mức, gây mất doanh số hoặc chi phí tồn kho dư thừa.

Lựa chọn Hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Chọn Hệ thống quản lý đơn hàng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn là rất quan trọng để đảm bảo việc triển khai thành công và phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Dưới đây là một số yếu tố chính cần xem xét khi chọn một OMS

1. Nhu cầu của bạn

Để chọn hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) phù hợp cho doanh nghiệp, trước tiên điều quan trọng là phải xác định nhu cầu cụ thể của bạn. Điều này bao gồm việc hiểu rõ khối lượng đơn hàng, các loại sản phẩm và yêu cầu vận chuyển. Khi bạn đã hiểu rõ nhu cầu của mình, bạn có thể bắt đầu đánh giá các tùy chọn OMS khác nhau.

2. Khả năng mở rộng

Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét là khả năng mở rộng của OMS. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn muốn đảm bảo rằng OMS có thể xử lý tăng khối lượng đơn hàng mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc độ chính xác. Hãy tìm kiếm một OMS cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh linh hoạt và có thể thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi.

3. Khả năng tích hợp

Khả năng tích hợp của OMS cũng rất quan trọng. Một OMS tốt nên tích hợp mượt mà với các hệ thống khác như phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Điều này đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp của bạn đang hoạt động đồng thời một cách tối ưu và hiệu quả.

4. Chi phí

và ROI

Điều quan trọng là đánh giá chi phí và lợi nhuận đầu tư (return on investment - ROI) của hệ thống quản lý đơn hàng (OMS). Mặc dù chi phí chắc chắn là một yếu tố, nhưng quan trọng là xem xét những lợi ích lâu dài mà OMS có thể mang lại như tăng hiệu suất và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Triển khai và tích hợp Hệ thống quản lý đơn hàng

Triển khai một hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) có thể là một thay đổi lớn cho doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn. Nó giúp tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng, quản lý hàng tồn kho và hoạt động dịch vụ khách hàng của bạn, dẫn đến tăng hiệu suất và lợi nhuận.

Các bước để triển khai OMS thành công

Bạn cần thực hiện một số bước quan trọng để đảm bảo triển khai OMS thành công.

1. Đầu tiên, xác định nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của bạn để xác định các tính năng và chức năng bạn yêu cầu từ OMS.

2. Chọn một OMS phù hợp với yêu cầu và ngân sách của bạn.

3. Chuẩn bị dữ liệu của bạn bằng cách dọn dẹp và đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của chúng.

4. Bạn cũng cần tích hợp OMS với các hệ thống khác như CRM hoặc ERP để đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch.

5. Cuối cùng, kiểm tra hệ thống kỹ lưỡng trước khi đưa vào hoạt động để khắc phục bất kỳ vấn đề nào.

Cung cấp đào tạo và hỗ trợ liên tục

Khi bạn đã triển khai OMS, điều cần thiết là cung cấp đào tạo đầy đủ cho các thành viên trong nhóm của bạn để họ có thể sử dụng hiệu quả. Hỗ trợ liên tục cũng cần thiết vì các vấn đề mới có thể phát sinh theo thời gian đòi hỏi xử lý sự cố hoặc cập nhật.

Đào tạo và hỗ trợ có thể giúp ngăn chặn lỗi hoặc chậm trễ trong xử lý đơn hàng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng.

Những thách thức tiềm tàng và giải pháp

Một thách thức tiềm ẩn khi triển khai OMS là sự phản kháng từ các thành viên trong nhóm đã quen với các quy trình hoặc hệ thống cũ. Để vượt qua thách thức này, hãy cho các thành viên tham gia vào quá trình ra quyết định từ sớm và cung cấp đào tạo đầy đủ để họ cảm thấy thoải mái khi sử dụng hệ thống mới.

Một thách thức khác là đảm bảo rằng OMS tích hợp liền mạch với hệ thống hiện có của bạn. Để giải quyết vấn đề này, hãy chọn một OMS có khả năng tích hợp mạnh mẽ và làm việc chặt chẽ với đội ngũ CNTT của bạn để đảm bảo quá trình tích hợp diễn ra suôn sẻ.

Thực hành OMS tốt nhất để tối ưu hóa hoạt động

kinh doanh

Khi các doanh nghiệp liên tục phát triển, nhu cầu quản lý đơn hàng hiệu quả trở nên cấp bách hơn. Dưới đây là một số thực hành tốt nhất để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn thông qua việc sử dụng hiệu quả hệ thống quản lý đơn hàng.

1. Giám sát liên tục hiệu suất của OMS

Thường xuyên giám sát hiệu suất của hệ thống quản lý đơn hàng là điều cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả của nó trong việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh của bạn. Điều này bao gồm việc theo dõi các chỉ số quan trọng như độ chính xác của đơn hàng, vòng quay hàng tồn kho và tỷ lệ hài lòng của khách hàng. Bằng cách xác định các khu vực cần cải thiện, bạn có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết và ngăn chặn các vấn đề tiềm ẩn phát sinh.

2. Cập nhật và bảo trì thường xuyên

Giữ cho OMS của bạn luôn được cập nhật với các tính năng và chức năng mới nhất là điều cần thiết để tối đa hóa lợi ích tiềm năng của nó cho doanh nghiệp của bạn. Bảo trì thường xuyên đảm bảo rằng hệ thống hoạt động trơn tru và hiệu quả mà không gặp sự cố hoặc lỗi nào có thể làm gián đoạn hoạt động.

3. Sử dụng dữ liệu OMS để có thông tin kinh doanh

Một hệ thống quản lý đơn hàng hiệu quả cung cấp những thông tin dữ liệu quý giá có thể được sử dụng để quyết định và lập chiến lược kinh doanh. Bằng cách phân tích các xu hướng trong hành vi khách hàng, mức tồn kho và hiệu suất bán hàng, bạn có thể hiểu sâu hơn về thị trường mục tiêu và đưa ra quyết định sáng suốt về các sản phẩm cung cấp, chiến lược giá và chiến dịch tiếp thị.

4. Cải tiến liên tục quy trình hoàn tất đơn hàng

Mục tiêu cuối cùng của một OMS là cải thiện hiệu quả tổng thể của quy trình hoàn tất đơn hàng của bạn. Liên tục xem xét và tinh chỉnh quy trình này giúp đảm bảo rằng các đơn hàng được hoàn tất chính xác và kịp thời, trong khi giảm thiểu các lỗi hoặc chậm trễ có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng.

Kết luận

Hệ thống quản lý đơn hàng là một công cụ quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình hoàn tất đơn hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bằng cách sử dụng một OMS, các doanh nghiệp có thể tăng độ chính xác của đơn hàng, cải thiện quản lý hàng tồn kho, có lợi thế cạnh tranh trên thị trường và cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Đăng ký với Strikingly ngay hôm nay

Strikingly là một công cụ tạo trang web trực tuyến cho phép bạn tạo ra nền tảng thương mại điện tử của riêng mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Strikingly cung cấp một Hệ thống quản lý đơn hàng đơn giản (OMS) như một phần của nền tảng trình tạo trang web của nó, điều này có lợi cho người dùng mới bắt đầu kinh doanh và có nhu cầu quản lý đơn hàng cơ bản.

Có một hệ thống quản lý đơn hàng thương mại điện tử trong một công cụ tạo trang web có thể cung cấp sự thuận tiện và đơn giản hóa quy trình quản lý đơn hàng và giao dịch khách hàng.

Với một OMS đơn giản, bạn có thể mong đợi các tính năng như:

• Theo dõi đơn hàng. Người dùng có thể theo dõi trạng thái của đơn hàng từ khi chúng được đặt cho đến khi chúng được hoàn tất và giao cho khách hàng. Điều này cho phép cải thiện khả năng nhìn và giao tiếp với khách hàng về đơn hàng của họ.
• Quản lý hàng tồn kho. Người dùng có thể quản lý hàng tồn kho sản phẩm của họ, bao gồm theo dõi mức tồn kho, thiết lập tính sẵn có của sản phẩm và quản lý đơn hàng bị trễ hoặc hàng hết. Điều này giúp duy trì thông tin hàng tồn kho chính xác và ngăn chặn việc bán quá mức.

Hình ảnh từ Strikingly

• Xử lý đơn hàng. Người dùng có thể xử lý các đơn hàng nhận được thông qua trang web của họ, bao gồm lưu trữ thông tin chi tiết của khách hàng, lựa chọn sản phẩm và xử lý thanh toán. Điều này đơn giản hóa quá trình nhập đơn hàng và đảm bảo rằng tất cả thông tin liên quan được thu thập chính xác.
• Thông báo đơn hàng. OMS có thể cung cấp các thông báo đơn hàng tự động cho khách hàng, như email xác nhận đơn hàng, cập nhật vận chuyển và thông báo giao hàng. Những thông báo này giúp khách hàng luôn được thông báo về trạng thái đơn hàng và nâng cao trải nghiệm mua sắm tổng thể của họ.

Hình ảnh từ Strikingly

• Tích hợp thanh toán. OMS có thể tích hợp với các cổng thanh toán, cho phép người dùng xử lý thanh toán từ khách hàng một cách an toàn. Sự tích hợp này đảm bảo các giao dịch diễn ra suôn sẻ và an toàn.

Hình ảnh từ Strikingly

Nếu bạn muốn tiến xa hơn, hãy sở hữu hệ thống quản lý đơn hàng cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay!