Bí quyết tạo email chuyên nghiệp gây ấn tượng

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, việc giao tiếp qua email đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống cá nhân và công việc của chúng ta. Việc tạo một email chuyên nghiệp truyền tải thông điệp một cách hiệu quả trong khi vẫn duy trì sự trang trọng là điều cần thiết. Strikingly, một nền tảng xây dựng trang web và tiếp thị email hàng đầu, hiểu được tầm quan trọng của giao tiếp email chuyên nghiệp và cung cấp những thông tin quý giá để tạo nên một email hoàn hảo.

Thu hút sự chú ý của người nhận

Bước đầu tiên để tạo ra một email chuyên nghiệp là thu hút sự chú ý của người nhận bằng dòng tiêu đề hấp dẫn. Một dòng tiêu đề cần phải ngắn gọn nhưng mang tính cá nhân hóa, sử dụng các từ ngữ hành động để kích thích người đọc mở email. Tránh sử dụng các từ kích hoạt spam như miễn phí hoặc khẩn cấp, vì chúng có thể khiến email của bạn rơi vào mục thư rác của người nhận.

Tầm quan trọng của email chuyên nghiệp

Một email chuyên nghiệp được thiết kế kỹ lưỡng có thể tạo dựng hoặc phá hủy danh tiếng doanh nghiệp bạn. Ngôn ngữ và giọng điệu phù hợp là yếu tố cần thiết để tạo ấn tượng tích cực với khách hàng hoặc đồng nghiệp của bạn. Một email kém chất lượng hoặc thiếu chuyên nghiệp có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc gây tổn hại mối quan hệ.

Vai trò của Strikingly trong tiếp thị email

Strikingly cung cấp nhiều công cụ và tài nguyên để tạo ra các email hấp dẫn gây ấn tượng với đối tượng của bạn. Với các mẫu tùy chỉnh và tính năng kéo-thả, bạn có thể dễ dàng tạo một email chuyên nghiệp mà không cần tới kỹ năng kỹ thuật.

Hình ảnh từ Strikingly

Việc duy trì tính chuyên nghiệp trong email của bạn bao gồm việc sử dụng ngôn ngữ trang trọng, giữ cho các đoạn văn ngắn gọn và làm nổi bật các điểm quan trọng. Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên ngành hoặc ngôn ngữ địa phương mà không phải ai cũng có thể hiểu.

Tạo dòng tiêu đề

Khi tạo email chuyên nghiệp, dòng tiêu đề cũng quan trọng như nội dung của email. Một dòng tiêu đề tốt có thể quyết định sự thành công của email. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tạo một dòng tiêu đề hấp dẫn:

1. Giữ sự ngắn gọn

Dòng tiêu đề nên ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Tránh sử dụng câu dài hoặc từ ngữ không cần thiết có thể gây nhầm lẫn cho người nhận. Một dòng tiêu đề ngắn gọn sẽ thu hút sự chú ý của họ và khuyến khích họ mở email của bạn.

2. Cá nhân hóa tiêu đề

Cá nhân hóa tiêu đề là một cách tuyệt vời để làm cho email trở nên nổi bật trong một hộp thư đến đông đúc. Sử dụng tên người nhận hoặc đề cập đến điều gì đó cụ thể về họ cho thấy bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng.

Ví dụ, thay vì “Thông tin quan trọng,” thử “John, cập nhật tài khoản của bạn đã sẵn sàng.”

3. Sử dụng từ ngữ hành động

Sử dụng từ ngữ hành động trong dòng tiêu đề có thể tạo ra cảm giác cấp bách và khuyến khích người nhận hành động. Các từ như khẩn cấp, thời gian có hạn, và không thể bỏ lỡ có thể thu hút sự chú ý một cách hiệu quả.

Ví dụ, thay vì “Thông báo sản phẩm mới,” thử “Ưu đãi có hạn: Giảm 20% sản phẩm mới của chúng tôi.”

4. Tránh sử dụng từ ngữ kích hoạt spam

Sử dụng một số từ ngữ nhất định trong dòng tiêu đề có thể kích hoạt bộ lọc spam và khiến email của bạn bị gắn cờ là spam. Tránh sử dụng các từ như miễn phí, đảm bảo, hoặc bất cứ điều gì nghe có vẻ quá tốt đến mức khó tin.

Ví dụ, thay vì “Kế hoạch làm giàu nhanh,” thử “Học cách tăng thu nhập của bạn.”

Bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể tạo một email chuyên nghiệp với tiêu đề hấp dẫn sẽ thu hút sự chú ý của người nhận và khuyến khích họ hành động.

Viết nội dung email

Việc tạo ra một email chuyên nghiệp không chỉ dừng lại ở dòng chủ đề và định dạng. Nội dung của email cũng cần thể hiện giọng điệu trang trọng, phù hợp với hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Dưới đây là một số mẹo khi viết nội dung email:

1. Sử dụng giọng điệu trang trọng

Sử dụng giọng điệu trang trọng trong email chính là tránh sử dụng ngôn ngữ bình dân hoặc thuật ngữ mà có thể quá thoải mái trong giao tiếp chuyên nghiệp. Hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả mà không quá thiếu trang trọng.

Ví dụ, thay vì nói “Chào, có chuyện gì đó?” hãy sử dụng “Kính gửi [tên người nhận], tôi hy vọng email này sẽ đến với bạn một cách tốt nhất.” Sự thay đổi đơn giản này có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách bạn tiếp cận người nhận email.

2. Giữ đoạn văn ngắn gọn

Các đoạn văn dài có thể gây cảm giác nặng nề và khó đọc, đặc biệt trên thiết bị di động. Hãy giữ các đoạn văn ngắn gọn và súc tích, với không quá 2-3 câu mỗi đoạn.

Điều này giúp người nhận dễ đọc hơn và giúp bạn truyền tải thông điệp một cách hiệu quả hơn bằng cách chia nhỏ thành các phần khiến nó dễ tiếp thu hơn.

3. Nhấn mạnh các điểm quan trọng

Khi viết email chuyên nghiệp, điều quan trọng là phải nhấn mạnh các điểm chính hoặc thông tin cốt lõi để chúng nổi bật trước mắt người nhận. Sử dụng chữ in đậm hoặc chữ in nghiêng một cách có chọn lọc để nhấn mạnh các từ hoặc cụm từ quan trọng.

Bạn cũng có thể sử dụng các gạch đầu dòng hoặc danh sách đánh dấu để truyền tải thông tin và giúp người nhận dễ đọc và hiểu hơn.

4. Tránh sử dụng thuật ngữ chuyên môn hoặc ngôn ngữ địa phương

Như đã đề cập, thuật ngữ hoặc ngôn ngữ bình dân có thể khiến bạn trông quá thoải mái và không chuyên nghiệp trong bối cảnh email. Tránh sử dụng các thuật ngữ kỹ thuật trừ khi bạn biết người nhận sẽ hiểu chúng.

Thay vào đó, sử dụng ngôn ngữ đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu mà không cần trang bị kiến thức trước khi vào chủ đề.

Bằng cách tuân thủ các mẹo này, bạn có thể tạo một email chuyên nghiệp truyền tải thông điệp một cách hiệu quả trong khi duy trì giọng điệu trang trọng phù hợp với hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng, cách bạn thể hiện bản thân trong email có thể gây tác động đáng kể đến cách người khác nhìn nhận bạn, vì vậy điều quan trọng là phải dành thời gian để viết một email chỉn chu và chuyên nghiệp.

Cá nhân hóa email

Viết một email chuyên nghiệp không chỉ đòi hỏi giọng điệu trang trọng và định dạng phù hợp. Cá nhân hóa là yếu tố then chốt để kết nối với người nhận và khiến cho họ cảm thấy được trân trọng. Dưới đây là một cách khác nhau để cá nhân hóa email của bạn:

1. Xưng hô bằng tên với người nhận

Việc sử dụng tên của người nhận trong email là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để cá nhân hóa nó. Điều này cho thấy bạn đã dành thời gian để xưng hô cụ thể tên họ, thay vì gửi một thông điệp chung chung cho nhiều người. Hãy chắc chắn kiểm tra kỹ lưỡng chính tả và sử dụng các tiêu đề phù hợp khi xưng hô.

2. Sử dụng phần mở đầu được tùy chỉnh và liên quan

Phần mở đầu của email nên được điều chỉnh theo sở thích hoặc nhu cầu của người nhận. Điều này có thể bao gồm việc tham khảo các cuộc trò chuyện hoặc tương tác trước đây, ghi nhận các thành tựu hoặc cột mốc gần nhất, hoặc đơn giản là thể hiện lòng biết ơn vì họ đã dành thời gian và sự chú ý.

3. Sử dụng ngôn ngữ có tính cá nhân

Việc sử dụng ngôn ngữ cá nhân có thể giúp tạo ra kết nối cảm xúc với người nhận, làm cho họ có khả năng tương tác với thông điệp nhiều hơn. Điều này bao gồm việc sử dụng từ “bạn” thay vì “người đọc”, chia sẻ các câu chuyện hoặc kinh nghiệm cá nhân có liên quan đến chủ đề tranh luận, hoặc thể hiện sự đồng cảm với tình huống của họ.

4. Kết thúc với một lời kêu gọi hành động

Một lời kêu gọi hành động (CTA) là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ email chuyên nghiệp nào vì nó hướng dẫn người nhận về hành động tiếp theo họ cần thực hiện. Dù là lên lịch một cuộc họp, phản hồi với ý kiến, hoặc đơn giản là cảm ơn họ vì thời gian của họ, hãy đảm bảo CTA của bạn rõ ràng và ngắn gọn.

Hình ảnh từ website của một người dùng Strikingly

Bằng cách tuân thủ các mẹo cá nhân hóa này, bạn có thể tạo ra một email thể hiện tính chuyên nghiệp và cho thấy rằng bạn trân trọng mối quan hệ với người nhận.

Chú ý đến định dạng

Định dạng là điều rất quan trọng khi tạo một email chuyên nghiệp để tạo dựng ấn tượng tốt. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn tạo ra email chuyên nghiệp trông chỉn chu và có tổ chức.

1. Sử dụng định dạng email chuyên nghiệp

Việc sử dụng định dạng email chuyên nghiệp rất quan trọng vì nó giúp xây dựng uy tín và thẩm quyền. Một định dạng tiêu chuẩn bao gồm tên người nhận, tên của bạn, dòng tiêu đề, lời chào, nội dung chính của tin nhắn, lời chào kết thúc và chữ ký của bạn.

2. Sử dụng phông chữ rõ ràng dễ đọc

Phông chữ bạn chọn có thể ảnh hưởng đến khả năng truyền đạt của thông điệp. Tốt nhất nên sử dụng phông chữ đơn giản và dễ đọc, chẳng hạn như Arial hoặc Times New Roman. Tránh sử dụng các phông chữ cầu kỳ hoặc chữ viết tay, vì chúng có thể khó đọc.

3. Sử dụng điểm đánh dấu để làm nổi bật thông tin quan trọng

Điểm đánh dấu đầu dòng là một cách hiệu quả để tổ chức thông điệp và giúp người nhận dễ dàng đọc và hiểu nhanh thông điệp của bạn. Sử dụng dấu đầu dòng khi cần thiết và có tính chọn lọc.

4. Tránh màu sắc hoặc phông chữ gây xao nhãng

Mặc dù có thể bạn muốn sử dụng màu sắc sáng hoặc phông chữ cầu ký trong email của mình, tốt nhất nên tuân theo định dạng đơn giản để không làm phân tán sự chú ý khỏi nội dung chính của thông điệp. Hãy sử dụng chữ đen trên nền trắng để đạt được độ dễ đọc ở mức tối đa.

Bằng cách tuân thủ các mẹo định dạng này khi tạo email chuyên nghiệp, bạn sẽ có thể giao tiếp hiệu quả với khách hàng, đồng nghiệp và các nhà tuyển dụng tiềm năng một cách rõ ràng, súc tích và chuyên nghiệp.

5. Tạo địa chỉ email chuyên nghiệp

Khi tạo địa chỉ email chuyên nghiệp, có một số nguyên tắc bạn nên tuân theo. Dưới đây là một số ví dụ về địa chỉ email chuyên nghiệp:

• firstname.lastname@company.com
• firstinitial.lastname@company.com
• firstname@company.com
• lastname@company.com

Hình ảnh từ trang web của một người dùng Strikingly

Để tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp nổi bật giữa đám đông:

• Chọn tên miền phù hợp - Tên miền của bạn nên phản ánh lĩnh vực kinh doanh hoặc ngành nghề của bạn. Bạn có thể mua tên miền từ Strikingly, và nếu đăng ký bất kỳ gói hàng năm nào tại đây, bạn sẽ nhận được một tên miền miễn phí. Việc học cách tạo địa chỉ email chuyên nghiệp trên Strikingly cũng rất đơn giản - chỉ cần vài cú nhấp chuột!
• Giữ nó đơn giản - Địa chỉ email của bạn nên dễ nhớ và dễ đánh vần.
• Tránh sử dụng số hoặc ký tự đặc biệt - Những yếu tố này có thể làm cho địa chỉ email của bạn khó nhớ hoặc khó gõ.

Bằng cách tuân thủ các mẹo này, bạn sẽ có thể tạo ra một địa chỉ email chuyên nghiệp dễ nhớ và phản ánh thương hiệu hoặc ngành của bạn.

Chỉnh sửa và kiểm tra

Khi bạn viết email chuyên nghiệp, hãy nhớ rằng điều quan trọng là nội dung phản ánh tính chuyên nghiệp và tỉ mỉ của bạn. Một trong những bước quan trọng trong việc tạo email chuyên nghiệp là chỉnh sửa và kiểm tra. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn đảm bảo email của mình không có lỗi và hấp dẫn.

1. Kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả

Bước đầu tiên trong việc kiểm tra là tìm lỗi ngữ pháp và chính tả. Ngay cả những lỗi nhỏ cũng có thể làm bạn trông thiếu chuyên nghiệp hoặc cẩu thả. Hãy sử dụng công cụ kiểm tra chính tả để xác định các lỗi, nhưng đừng dựa dẫm hoàn toàn vào nó. Hãy dành thời gian để đọc qua email của mình, chú ý đến những lỗi phổ biến như thì động từ không đúng hoặc các từ đồng âm.

2. Tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc tiếng lóng

Mặc dù biểu tượng cảm xúc và tiếng lóng có thể chấp nhận được trong giao tiếp cá nhân, chúng không nên xuất hiện trong email chuyên nghiệp. Những yếu tố không trang trọng này có thể làm bạn trông thiếu chuyên nghiệp hoặc chưa chững chạc, vì vậy tốt nhất là nên tránh hoàn toàn.

3. Sử dụng lời chào và chữ ký thích hợp

Khi soạn email chuyên nghiệp, hãy chắc chắn bao gồm một lời chào phù hợp ở đầu tin nhắn và một chữ ký ở cuối văn bản. Điều này giúp củng cố uy tín của bạn như một người giao tiếp chuyên nghiệp đồng thời cung cấp thông tin quan trọng cho người nhận.

4. Đọc lại trước khi gửi

Trước khi gửi email, hãy dành chút thời gian cuối cùng để kiểm tra lại cẩn thận từ đầu đến cuối. Điều này sẽ giúp đảm bảo mọi thứ được trau chuốt và không có lỗi trước khi bạn nhấn nút gửi.

Bằng cách làm theo những mẹo này để kiểm tra và chỉnh sửa email chuyên nghiệp, bạn có thể tạo ra những tin nhắn hiệu quả và không có lỗi, phản ánh tính chuyên nghiệp của bạn trong vai trò một người giao tiếp.

Gửi email chuyên nghiệp ngay hôm nay

Email đã trở thành phương thức giao tiếp chính cho các doanh nghiệp. Việc tạo ra một email chuyên nghiệp là điều quan trọng để thiết lập uy tín và xây dựng lòng tin với khách hàng lẫn đồng nghiệp. Tại Strikingly, chúng tôi hiểu được tầm quan trọng của tiếp thị qua email và luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp tạo ra các chiến dịch email hiệu quả.

Hình ảnh từ Strikingly

Để tạo ra một email chuyên nghiệp, hãy bắt đầu bằng việc viết dòng tiêu đề ngắn gọn, cá nhân hóa và hướng đến hành động. Tránh sử dụng các từ kích hoạt spam có thể làm cho email của bạn rơi vào hộp thư spam của người nhận. Khi viết phần thân email, sử dụng giọng văn trang trọng và giữ cho đoạn văn ngắn để cải thiện khả năng đọc. Nêu bật những điểm quan trọng để người nhận của bạn dễ dàng lướt qua thông điệp.

Cá nhân hóa là yếu tố then chốt khi tạo email chuyên nghiệp. Xưng hô bằng tên với người nhận và sử dụng lời mở đầu tùy chỉnh có thể giúp xây dựng mối quan hệ. Sử dụng ngôn ngữ cá nhân nhưng tránh các thuật ngữ chuyên ngành hoặc tiếng lóng có thể gây nhầm lẫn hoặc không phù hợp.

Khi định dạng email của bạn, hãy sử dụng một định dạng chuyên nghiệp với các phông chữ rõ ràng và dễ đọc. Tránh sử dụng màu sắc hoặc phông chữ gây xao nhãng hoặc khó đọc trên các thiết bị khác nhau. Sử dụng các điểm đánh dấu đầu dòng để nêu bật thông tin chính.

Việc kiểm tra và chỉnh sửa là một phần không thể thiếu khi tạo một email chuyên nghiệp. Kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả, tránh sử dụng biểu tượng cảm xúc hoặc tiếng lóng, sử dụng lời chào và chữ ký phù hợp, và kiểm tra lại trước khi ấn nút gửi.

Tạo email chuyên nghiệp là một khía cạnh thiết yếu của giao tiếp doanh nghiệp hiện đại. Strikingly có thể giúp bạn đạt được điều này bằng cách cung cấp các công cụ để tạo các chiến dịch email hiệu quả, xây dựng lòng tin với khách hàng và đồng nghiệp. Hãy nhớ tuân theo các nguyên tắc tốt nhất khi viết email - giữ chúng ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin, cá nhân hóa khi có thể, định dạng một cách chuyên nghiệp, kiểm tra trước khi gửi - đồng thời duy trì giọng văn phù hợp xuyên suốt email.

Hãy dẫn đầu - cùng chúng tôi tạo email chuyên nghiệp hoàn hảo hôm nay!